TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ QUA HỎI – ĐÁP

02-12-2016
Share Button


TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ QUA HỎI ĐÁP (KỲ III)

                                                                                             ThS. Liêng Bích Ngọc (*)

Quản lý văn bản trong cơ quan, tổ chức gồm công tác văn thư và công tác lưu trữ cho nên để mở rộng phạm vi giải quyết các vướng mắc về quản lý văn bản kể từ kỳ này, chúng tôi sửa đổi tiêu đề là « Tìm hiểu công tác văn thư-lưu trữ qua hỏi đáp.

Chúng tôi xin tiếp tục giải đáp các vấn đề vướng mắc trong thực tế và trong nghiên cứu văn bản pháp luật về công tác văn thư-lưu trữ cho học viên lớp Trung cấp Chính trị H109_ Quận 1, Chuyên viên K38A, 38B, 39C.

Như các kỳ trước, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư được gọi tắt dưới đây là Nghị định 110 và Nghị định 09.

Câu hỏi 1. Xử lý tình huống : Văn bản đã ký, nhưng khi kiểm tra để làm thủ tục phát hành thì phát hiện văn bản thiếu địa danh. Tôi có thể dùng bút đen bổ sung địa danh được không ?

Trả lời. Để phát hành, văn bản phải đảm bảo thể thức của bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp (xem Điều 2 Nghị định 110, Khoản 1 Điều 1 Nghị định 09, Khoản 3 Điều 1 Nghị định 09) . Mặt khác, để đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản, là công cụ giao tiếp thành văn của cơ quan, tôi khuyên bạn nên đánh máy lại và bổ sung địa danh, kiểm tra và trình ký lại, rồi làm thủ tục phát hành. Đồng thời bản thiếu địa danh cần tiêu hủy ngay. Để phòng ngừa sự cố sai sót thể thức, tốt nhất bạn hãy sử dụng các tập tin văn bản mẫu.

Câu hỏi 2. Bản chính và bản gốc khác nhau như thế nào ? (Câu hỏi được rất nhiều học viên quan tâm)

Trả lời. Tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 2 Nghị định 110 đã từng quy định : « Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt; Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau ». hai thuật ngữ này đã được quy định lại tại Khoản 1 Điều 1 Nghị định 09 quy định như sau :“Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ (*) Giảng viên Khoa Quản lý Hành chính, Trường Cán bộ TP. Hồ Chí Minh 1 quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền; Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành”. Như vậy, theo quy định mới, xét về hình thức bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (thông thường ta hay gọi là chữ ký sống), còn bản chính là là bản có chữ ký photo trong tác nghiệp nhân bản sau khi Văn thư cơ quan ghi số, ngày ban hành văn bản, ngay sau khi Văn thư cơ quan ghi số và ngày trên văn bản. Bản gốc và bản chính đầu được đóng dấu ướt và nhân bản cùng ngày ký. Xét về số lượng, tổng số bản gốc với tổng số bản chính sẽ là tổng số bản phát hành. Về lưu văn bản theo Khoản 8 Điều 1 Nghị định 09, bản gốc phải được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu; bản chính lưu hồ sơ công việc (nếu bản gốc chỉ có một bản). Bản gốc và bản chính văn bản đều là những thuật ngữ pháp lý. Để hiểu rõ cách sử dụng thuật ngữ trong công tác văn bản, mời bạn xem thêm bài viết đăng trên trang Web của chúng tôi: “Bàn về việc sử dụng thuật ngữ, từ ngữ trong công tác văn bản ở các cơ quan, tổ chức”

Câu hỏi 3. Ban Quản lý Dự án Khu Công nghệ cao nhận hồ sơ phê duyệt quy hoạch từ chủ đầu tư gồm : Đơn và 5 bộ bản vẽ. Trong đó chỉ có một bộ được chữ ký sống và con dấu đỏ (dấu ướt), 4 bộ còn lại chữ ký photo và con dấu ướt. Vậy hồ sơ đó có hợp lệ không ?

Trả lời. Sau khi thụ lý xong, ra quyết định phê duyệt : 1 bộ lưu trữ, 1 bộ gửi chủ đầu tư, 3 bộ gửi 3 Sở Theo Khoản 1 Điếu 1 Nghị định 09 về bản gốc và bản chính thì hồ sơ mà chủ đầu tư nộp cho cơ quan bạn hoàn toàn hợp lệ. Trong đó có một bản gốc và 4 bản chính có giá trị pháp lý tương đương nhau. (Xem trả lời câu 2 Kỳ III để tìm hiểu về bản gốc, bản chính)

Câu hỏi 4. Văn bản do cơ quan A gửi đến Ban QLDA không có con dấu của cơ quan A cần xử lý văn bản như thế nào ?

Trả lời. Văn bản phát hành ở các cơ quan, tổ chức không phải loại nào cũng cần đảm bảo đầy đủ thể thức như quy định, đặc biệt những văn bản mang ý nghĩa trao đổi thông tin là chính. Theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định 09, các loại sau đây : công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công, không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E- 2 mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

Câu hỏi 5. Biên chế cho người làm Văn thư cơ quan được quy định như thế nào ?

Trả lời. Tại Khoản 1 Điều 29 Nghị định 110 quy định như về tổ chức biên chế văn thư cơ quan như sau :“Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư.”

Câu hỏi 6. Làm thế nào để cơ quan thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi?

Trả lời. Để cơ quan thực hiện đúng quy trình quản lý « văn bản đến, văn bản đi » thì yếu tố quan trọng nhất là cơ quan bạn phải ban hành Quy định quản lý văn bản đến, văn bản đi ; cơ quan nên áp dụng ISO 9001 :2010 thiết kế quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện quy trình. Qua tổng kết thực tiễn, chúng tôi nhận thấy cơ quan nào lãng đạo quan tâm quản lý văn bản thì ở đó quản lý văn bản tốt hơn. Mặt khác, nên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng các cá nhân trong cơ quan nâng cao nhận thức về vị trí, tâm quan trọng của công tác quản lý văn bản, tăng cường ý thức và thực hiện đầy đủ trách nhiệm pháp lý mà pháp luật văn thư, lưu trữ quy định Bạn có thể tham khảo chi tiết toàn văn Nghị định 110 và Nghị định 09, chú ý các điều khoản quy định về trách nhiệm.

Câu hỏi 7. Người làm công tác văn thư, lưu trữ có được hưởng chế độ độc hại không ?

Trả lời. Việc chi phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ. Tại TP. Hồ Chí Minh còn có công văn hướng dẫn Số: 1416/SNV-QLVTLT, ngày 10 tháng 11 năm 2009 của Sở Nội vụ Về chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Như vậy, người làm công tác văn thư chuyên trách nhưng không làm công tác lưu trữ thì không được hưởng chế độ phụ cấp độc hạ.

(*) Giảng viên Khoa Quản lý Hành chính, Trường Cán bộ TP. Hồ Chí Minh

nguồn: http://truongcb.hochiminhcity.gov.vn/